Jelikož implementace GIS (tak aby přinášely užitek) není ve většině případu triviální proces (jako nainstalovat Windows a Office), je nutné se tomuto tématu alespoň trochu věnovat. Kroky vedoucí k úspěšné implementaci jsou podobné jako u jiných informačních systémů. Obvykle se rozdělují na následující etapy.
- Vytvoření podvědomí o GIS - k úspěšné implementaci je nutné seznámit poměrně velké množství pracovníků se základními principy, aby se vůbec GIS mohl začít vytvářet. Tato fáze se týká především vedoucích pracovníků (jelikož to budou oni, kdo budou provádět závěrečná rozhodnutí).
- Identifikace požadavků na systém - vyhodnocení uživatelských i funkčních požadavků. Výsledkem by ideálně měly být požadované funkce a výkon SW, kapacita HW, případně požadavky na data.
V této fázi je obvykle také využíváno firem, které provádějí konzultace GIS řešení.
Rovněž je nutné identifikovat a vyhradit finanční prostředky na pracovníky, kteří budou systém používat i spravovat (případně programovat).
- Vyhodnocení konkrétního systému - vyhodnocení je obvykle prováděno v několika kolech. První kolo spočívá v identifikaci vhodných systémů na základě dostupných informací (literatura, recenze, reference) a jejich vyhodnocení jako vhodných či nevhodných.
Ve druhém kole se více dbá na požadavky z předchozího bodu a výsledkem je ještě užší seznam produktů. Firmám které dodávají tyto produkty se pak obvykle zašlou funkční požadavky.
Jednotlivé produkty se pak vyhodnocují na základě nabídky, standardních srovnávacích testů a případně zpracování pilotního projektu. Výsledkem je pak vhodný SW, HW a data pro systém, včetně ceny takového řešení a licenčních podmínek.
- Pořízení a zavedení systému - po dodání HW, SW a dat se systém zavádí. Jelikož u GIS jsou nějaké pozitivní výsledky dostupné poměrně dlouho po zavedení celého systému, často se zkusí zavedení pouze v části území, aby byly k dispozici nějaké konkrétní výsledky a na těch se mohlo dále stavět (není nic horšího, něž očekávat od systému hvězdné výkony druhý den po dodání, to si musí uvědomit hlavně vedoucí pracovníci).
Po získání kladných výsledků je možné převést systém do běžného provozu. V této fázi se také provádí školení pracovníku, kteří budou používat systém.
- Fáze běžného provozu - tato fáze zahrnuje jak každodenní údržbu systému, tak i jeho případný další vývoj. Je důležité, aby byly k dispozici vhodné prostředky pro tuto činnost (administrátoři, programátoři, jejich školení, ale i HW jako zálohovací zařízení, bezpečnostní prvky …).
- Fáze vyhodnocení úspěšnosti projektu a plánování do budoucna - po nějaké době běžného používání je třeba vyhodnotit dosažené výsledky, přínos systému a chyby (je totiž nesmysl, že bude vše fungovat na 100 %).
Na základě těchto hodnocení a aktuálních potřeb organizace je pak nutno systém dále upravovat, vylepšovat či rozšiřovat, případně se identifikovat požadavky na nový systém a již během provozu začít paralelně tvořit nový systém.
Životnost GIS je uváděna zhruba následovně:
- HW - 3 roky,
- SW - 7 let,
- technologie GIS - až 20 let (při postupném upgrade SW i HW), přičemž posledních 5 let je dobré mít paralelné spuštěnou novou technologii a postupně na ni přecházet (v praxi se nová technologie většinou začíná zavádět po 12 letech).
Časté chyby, které se stávají během implementace systému:
- Nedostatečná identifikace zainteresovaných pracovníků - uživatelé systému jsou jak operátoři, tak administrátoři i manažeři systému.
Často se totiž uvažuje pouze o operátorech a zapomíná se na administrátory (koupí se 50 počítačů, ale nikoho nezajímá, kdo se o ně bude starat) a pracovníky na vedoucích (manažerských) místech (ti právě rozhodují o přísunu peněz a o používání systému, takže by měli být se systémem poměrně důkladně seznámeni).
- Chybné vyhodnocení schopností GIS a požadavků na něj - jelikož existuje poměrně široké spektrum všech produktů za různé ceny, je na nakupujícího tvořen značný tlak aby si koupil ten či onen systém.
Často se pak stává, že byl pořízen levnější produkt, který nemá všechny požadované vlastnosti (nebo je implementuje jen částečně). Úspěšné používání systému velice závisí na správném HW i SW.
- Chybná výše odhadovaných nákladů na systém - samotná cena systému je relativně malá (ačkoli jde o statisíce až miliony) oproti celkovým nákladům na nákup a provoz systému. Často je zapomínáno na cenu za údržbu HW i SW, potřebná data, přizpůsobení aplikace a konzultace.
- Chybně naplánovaný přechod z jednoho systému na druhý - velice často je opomíjena fáze, kdy organizace přechází na nový systém. Při přechodu je nutné uvažovat o důkladném školení pracovníků, o přijímání dalších lidí na místa vytvořená provozem systému, i o snížené produktivitě při zavádění nového systému (ta se vrátí na stejnou úroveň obvykle během několika následujících let - záleží na mnoha faktorech, viz. obrázek
.
- Chybně odhadnutý potřebný čas na zvládnutí systému - ačkoli informace od dodavatelů GIS tvrdí, že jejich systém je velice snadné se naučit používat, praxe ukazuje že to není pravda a že na zvládnutí GIS je třeba několik let. Začátek je poměrně pomalý, jelikož je nutné poznat a pochopit základní informace z mnoha oborů (geografie, geodézie, počítačové sítě, počítačová grafika, programování, databáze, aplikovaný obor, …), ale po jeho úspěšném zvládnutí nastává již poměrně rychlé osvojování si dovedností a znalostí (viz. obrázek
)